オフィス移転でやること
、押さえておきたい２１点を説明しました。オフィスや事務所の移転を検討している方や、移転が近い方はぜひご覧ください。「これだけ準備しておけば心配なし」という作業を自分の経験を踏まえて、まとめました。
オフィス移転でやることを確認する意味とは？
あなたは、オフィスの移転に関して「何をすればいいんだろうか？」とやるべきことをお探しのことと思います。確かに、事前にやるべきことを確認しておきたいですよね。ところで、なぜオフィス移転でやることを事前に確認したいんでしょうか？
それは、移転作業をスムーズにすることで、短時間かつ低予算で済ませたいからですよね。そのためには事前の入念な準備や計画が欠かせません。そこで、効率的に移転を行うためのポイントをご紹介しましょう。私の経験上、忘れがちな細かい作業についても説明しました。
オフィス移転でやること、ポイントはこれだけある!
それでは、オフィス移転でやることをまとめてイッキに説明していきます。主要なものだけでも全部で２１点ありますので、重要ポイントのみを簡潔にお話ししていきましょう。
移転計画を入念に練る
まずすべきことは、移転計画を入念に練ることです。さすがにこれを怠る方はいないと思いますが、どれだけ細かいところまで気が付くかがポイントですね。このページで説明していることをすべて盛り込めばかなり入念な計画になると思いますよ。
持っていくもの、廃棄するものの選別
持っていくもの、廃棄するものの選別はかなり早めにやっておくべきでしょう。選別に時間がかかるうえに、新たに購入するものを決める基準にもなるし、費用のチェック作業にも当然影響するからです。運ぶ費用、捨てる費用、購入する費用はしっかり比較して無駄がないようにしましょう。
移転先のレイアウト
移転先のレイアウトは必ず決めておきましょう。移転先の実測値や図面で確認しながら、引っ越し当日に整然と並べられるように綿密にレイアウトしましょう。電源等の配線の問題もあるし、荷物を運んでから考えたのでは、２度手間になるうえに経験上まず無理だからです。
移転業者の選定
次は、移転業者の選定になるでしょう。当然、一般的な引っ越しとは異なるので、やはり専門業者を選ぶことになります。選定基準の参考として、物を運ぶ時にどんな梱包をするかとか、建物に対してどのような養生を行うのか、費用以外の部分もぜひ比較検討してください。
費用のチェック
費用のチェックは業者の選定と並行して行うと思います。単に今あるものを再利用するだけでなく、新たに購入する場合もあるだろうし、現在の契約を解除して新規契約するものもあれば、各種変更届など細かい費用が発生するものもあると思います。しっかりチェックしましょう。
こだわる方は吉日に
移転を吉日にしたいという、こだわり派もいらっしゃると思います。中には、机の置き方などを風水を参考にして、方角にまで気を使われる方も意外に多いのではないでしょうか。だとすれば、レイアウトの時に合わせてしっかりと計画しておくべきですね。
移転に関するお知らせを出す
段取りが決まったら、移転に関するお知らせを出す必要がありますね。いくつかの方法がありますので、主要なものをご紹介しておきましょう。
- ハガキ…定番ですが、手堅いお知らせ方法でしょう。
- 年賀状…移転の前後にタイミングが合うなら、積極的に利用できますね。
- メール…安上がりで便利ですが、大事な相手にはハガキも必ず出しましょう。
- 張り紙…来社する方やご近所、宅配業者のためにも張り紙は必ず必要ですよ。
なお、これらすべてのお知らせに共通するのは、地図を必ず載せる必要があるということです。来社が頻繁ならば絶対必要ですね。住所だけでなく地図を入れておけば、イメージしやすいですから。書き方は、文例やテンプレートが簡単に見つけられるので、それを参考にしてください。
会社の登記や各種届出
会社の登記や各種届出は必ず確認して期日までに行いましょう。法的な問題もあるし、特に税制上の問題が発生した場合はかなりややこしいことになるでしょうからね。かなり面倒くさいとは思いますが、役所や専門家とよく相談して、問題が起きないように気を付けましょう。
減税や補助金の確認
減税や補助金の確認は、ぜひしておいてください。減税や補助金は毎年のように対象や金額が変わりますので、調べて損はないと思いますよ。ただし、行政からお金をもらう手続きは、とんでもなく面倒くさい仕事なので、金額と作業量を天秤にかける必要はあるでしょう。
電話の移転手続き
電話の移転手続きも事前に確認しておきます。電話の移転は電話会社が非常に慣れているので、段取りと見積もりは簡単に決まるでしょう。かなり柔軟に対応してもらえるので、「こんなこと言ったらわがままかな？」と遠慮したりせずに、必ず聞いてみてください。
光回線の移転手続き
光回線の移転手続きも忘れずに行いましょう。電話会社がやるから、電話の移転と同様に柔軟に対応してもらえます。一般の会社はさほどでもないでしょうが、ネットがメインの会社は入念に段取りを決めて使用不可期間が無いように、もしくは最短で済むように計画してください。
サーバー移転の作業手順を練る
サーバー移転作業は慎重に手順を考えてください。おそらくほとんどの会社で、ファイルサーバーやNASといったものでファイルを共有していると思います。ただし、連日稼働させているものをある日突然止めてしまうと、ディスクが調子を崩して起動しなくなるかもしれません。
不測の事態に備えて事前にシミュレーションしておくか、新しい環境に移行してしまうなどの対策を考える必要があるでしょう。
チェックリストを準備する
チェックリストはぜひ準備しましょう。頭に入れているだけだと、全体像がぼんやりしてしまうこともあれば、忘れてしまうこともあります。そして何より、頭に入っている担当者が休んだりすると、誰も代わりをやれませんからね。
なお、チェックリストのサンプルは検索すると簡単に見つかるので、参考にしてください。
移転を商売に結び付ける
移転を商売に結び付けることも考えてみてください。移転を記念してキャンペーンを展開したり、チラシでセールをお知らせしたりと、特に直接販売をしている会社なら効果があるでしょう。知らせる手段はDM・POP・ポスター・看板など何でも構いません。
ようするに、アピールするためのきっかけや理由がほしいんですね。また、来店記念品をプレゼントするのも一つの方法です。ちょっと毛色の違う話をしましたが、結構重要だと思いますよ。
スタッフはバイトで確保する？
人手が足りないと、スタッフはバイトで確保する必要があるかもしれません。ただし、注意してほしいのが、荷物を運ぶ作業です。経験がないスタッフだと、ぶつけまくって傷だらけにする可能性があるからです（体験者談）。したがって、運搬は必ず経験者が行うようにしてください。
行き先シールを貼る
行き先シールを貼る作業は意外と面倒です。こういった作業は、各自担当分は自分でシールを貼ってもらうことで、かなり労力を抑えられるでしょう。その他、担当がはっきりしていないものは、アルバイトスタッフが担当しても問題ないのではないでしょうか。
忘れやすいものリスト
忘れやすいものリストです。かなり細かいことなので、まったく気づかないこともあるでしょう。オフィス移転の経験がないと思いつかないかもしれませんね。でも、契約があるものも含まれているので、意外と重要だということが分かりますよね。
- 観葉植物……リースしている場合は、当然ですが業者への連絡が必要です。
- 玄関マット…こちらもリースの場合は、業者への連絡が必要ですね。
- 自動販売機…こちらは移動が大変なので、かなり早い段階で連絡しておきましょう。
- 清掃業者……こちらも契約があるから連絡は必ず必要ですね。
- 宅配業者……配達人に伝えるか、本部に問い合わせすればOKですよ。
ほとんどの場合は、口頭で伝えるだけで十分だと思うので、早めに連絡しましょう。
パーティーは開く？
移転記念パーティーを開く場合もあるのではないでしょうか。移転作業完了後にちょっとした打ち上げはすると思うんですが、中規模以上の企業なら会場を借りて盛大に行う場合もあるでしょう。もちろん義務はないので、やるかどうかはその会社の方針次第ですね。
もし盛大にパーティーを行うのであれば、しっかり宣伝してそれ自体を集客に結び付けるだけのたくましい商魂は必要だと思いますよ（笑）。
お祝いをいただいたらどうする？
移転完了後に取引先やお客さんからお祝いをいただくこともあるでしょう。なので、その返礼品を準備しておく必要があるでしょう。特別なものではなく定番のもので十分だと思いますが、最低でもお礼状は必ず準備しておきましょう。文章だから用意はしやすいはずです。
なお、お礼状の中身については検索すると例文が見つかるので、それを参考にするとよいでしょう。
グーグルマップの更新は？
グーグルマップの更新は、忘れる会社が多いようです。自社を検索することが少ないからだと思いますが、来社が多い場合はからなずやっておきたいですね。お客さんはグーグルマップを使って訪問する方も多いはずですよ。スマホ全盛の現代では、結構重要なことなんです。
ホームページの更新は？
ホームページの更新は意外に忘れやすいです。移転前から告知しておくのは当然として、移転後の挨拶も必要だし、会社概要の更新も必要です。ちなみに、移転の経緯を最初から最後までドキュメンタリーとしてレポートすれば、物語性が出るのでコンテンツとして使えますよ。
もちろん、移転がらみのイベントなどの告知も行えば、集客の役にも立つはずです。なお、移転に合わせて全体的にリニューアルするのもアリですよ。どうせなら、デザインだけでなく集客できるホームページへと変貌させてくださいね。
まとめ：計画の練り方が重要なポイントです。
いかがでしたか？
オフィス移転でやることを説明しました。計画を練るところから、パーティーの開催やホームページのリニューアルまで、かなり細かいこともありましたね。もちろん、ここで説明した以外のこともいくらでもあると思いますので、考えを膨らませるきっかけにしていただければと思います。
移転をスムーズに進めるためには、可能な限り事前に計画することです。どれだけ計画段階で必要な作業をひねり出せるかが、短期間かつ低予算で移転作業を終えるためのポイントです。繰り返しますが、移転計画の成否を決めるのは、やるべき作業の数をどれだけ出せるかですよ。
また、移転関係のほとんどの情報はホームページで入手できるでしょう。つまり、それだけネットの重要性が増しているということです。移転作業自体をネタにして、ホームページで公開するくらいのことはやってよいのではないかと思います。（もちろん出せない情報もあるでしょうが。）
今回は、最後にホームページについて説明しましたが、本来は最初に方針を決めて随時情報を発信していくことが望ましいでしょう。それくらい、情報の公開が求められている時代であると同時に、どんなことでも商売に結び付けるのが集客であることも知っていただければ幸いです。
以上、「オフィス移転でやること、押さえておきたい２１点！」と題して説明しました。